Sachez qu’il va s’en dire qu’organiser un évènement culturel (Concert, Festival, soirée de gala) au Burkina Faso, n’est pas une tâche de tout repos. Je sais très bien de quoi je parle pour en être aujourd’hui, l’un des organisateurs les plus rusés.
La structure qui organise un de ses évènements doit impérativement savoir que la première des choses à faire ; c’est de mettre absolument son égo de côté. Faites toujours recours à des spécialistes dans chaque domaine même si vous n’avez pas d’affinités avec eux. Sollicitez leur service à titre ponctuel et payez leur service peu importe les animosités que vous pouvez avoir l’un de l’autre. Car au final, c’est du business et chacun y gagnera.
Plusieurs étapes sont essentielles pour la réussite d’un tel évènement :
En faisant venir une grosse pointure musicale au Faso, il est impératif de circonscrire le public qu’on vise et surtout le climat ambiant du showbiz qui prévaut au Burkina. Le niveau de notoriété de l’artiste au Burkina, ses fans et surtout le calendrier national des évènements. Un artiste international peu cartonner sur la planète mais au Burkina, il est négligeable et vice versa.
Pour assurer la réussite d’une telle manifestation, il ne faut en aucun cas négliger la communication. De fait, cet élément tient une place importante et prépondérante dans l’organisation de n’importe quel évènement. Ce n’est pas parce qu’on est organisateur qu’on doit communiquer seul. Ce n’est non plus parce que l’artiste est suffisamment connu mondialement, qu’il faut faire fi de la communication. Bien au contraire. Le fait de faire l’artiste sur un plateau TV à la veille de son concert, ne garantit pas la présence massive du public. D’ailleurs, pour promouvoir efficacement un concert, utilisez de nombreux supports communication.
Savoir utiliser les canaux de réseaux sociaux, c’est devenu un facteur primordial. Ce n’est pas parce qu’on a 1000 likes tous les jours qu’on pense qu’on est suffisamment connu et suivi. Ce n’est pas parce qu’on a organisé hier un concert qui a réussi, qu’automatiquement, les prochains seront de «l’eau à boire». Les évènements ne se ressemblent pas. Certes les réseaux sociaux (en particulier Twitter et Facebook) sont incontournables pour donner de la visibilité. Mais utilisez ceux qui en sont des experts ou les plus suivis. Ceux qu’on appelle habituellement les influenceurs. Ils paraissent aux yeux de certains, comme des usurpateurs sociaux, mais bien au contraire ; ils sont des leaders indétrônables sur la toile. Ils savent surfer sur les victoires comme les défaites des autres. Les autres canaux de communication comme la presse, les affiches, les flyers…ne sont pas également à négliger. Il va sans dire qu’il faut s’approcher vers ces canaux pour bénéficier des tarifs préférentiels ou d’une assistance confraternelle.
L’autre volet que certains organisateurs opportunistes semblent oublier, c’est l’organisation. Beaucoup pensent que tout doit reposer sur la tête du promoteur. Pourtant, il faut souvent savoir s’effacer, confier et déléguer les tâches aux autres.
Une bonne gestion de l’équipe d’organisation est la clé pour réussir un spectacle. Cela passe ainsi par une bonne organisation logistique et des réunions préparatoires avec les personnes concernées en amont. Pour plus d’efficacité, il convient de répartir les tâches de façon équitable et de nommer un responsable pour superviser l’ensemble. Il est même préférable de constituer plusieurs équipes qui se chargeront chacune d’une tâche spécifique. Il en va de même le jour de l’évènement.
Après l’événement, vous devrez capitaliser sur le succès de votre concert ou au contraire sur les ratés de celui-ci. Remerciez vos prestataires, félicitez les artistes, remerciez le public. Coupez l’herbe sous le pied des critiques en expliquant les défauts et problèmes auxquels vous avez dû faire face.
Rien de pire qu’un organisateur qui fait la politique de l’autruche devant les critiques, reconnaitre les couacs pour ne faire que s’améliorer.
La rédaction